행정정보공동이용센터 누리집 바로가기(https://www.share.go.kr) 안 떼도 되는 서류와 내 정보 열람내역 확인

행정정보공동이용 열람청구로 내 정보 열람내역 확인하기

이 글에서 가장 값어치 있는 부분입니다. 행정기관이 내 주민등록표 등·초본이나 건강보험 관련 정보를 전산망으로 들여다봤을 때, 그 사실을 본인이 직접 확인할 수 있는 제도가 이미 있습니다. 「전자정부법」 제43조 정보주체의 열람청구권입니다. 조문은 정보주체는 공동이용센터를 통하여 공동이용한 행정정보 중 본인에 관한 행정정보에 대하여 다음 각 호의 사항에 대한 열람을 행정안전부장관 또는 해당 이용기관의 장에게 신청할 수 있다 라고 적고 있습니다. 신청 상대가 행정안전부장관이거나 실제로 열람한 그 기관의 장, 둘 중 하나입니다.

무엇을 알려 주는지가 중요합니다. 조문이 다섯 가지를 못 박아 두었습니다.

즉 누군가 봤다로 끝나는 것이 아니라, 어느 기관이 언제 무슨 목적으로 어떤 서류를 어느 조문을 근거로 열람했는지까지 나옵니다. 개인정보 열람 제도 가운데 이만큼 구체적으로 항목이 정해진 것이 흔치 않습니다.

신청 경로는 정부24 안의 e하나로민원입니다. 왼쪽 메뉴에서 행정정보공동이용 열람청구를 열면 안내 · 열람청구신청 · 처리내역조회 세 갈래가 나옵니다. 여기서 열람청구신청으로 들어가고, 낸 뒤에는 처리내역조회에서 진행 상황을 봅니다. 신청 화면은 로그인한 상태여야 열립니다. 주소로 바로 들어가면 로그인 화면으로 넘어가므로, 간편인증이든 인증서든 본인확인 수단을 먼저 준비해 두는 편이 낫습니다.

조문에는 한 줄이 더 있습니다. 제43조제6항이 행정안전부장관은 대통령령으로 정하는 바에 따라 공동이용센터를 통하여 공동이용한 행정정보의 명칭, 공동이용 횟수 등의 기록을 유지·관리하고 공개하여야 한다 라고 정하고 있습니다. 개인별 내역과 별개로, 어떤 정보가 얼마나 오갔는지에 대한 기록 자체가 공개 대상으로 잡혀 있다는 뜻입니다.

행정정보공동이용 생략되는 구비서류 확인하는 법

가장 많이 헛걸음하는 지점이 여기입니다. 모든 민원에서 서류가 생략되는 것이 아닙니다. 공동이용센터 안내문도 모든 민원신청에 구비서류를 제출하지 않아도 되는 것은 아니므로 … 민원을 신청하시기 전에 행정정보 공동이용시스템(www.share.go.kr)나 정부24 또는, 민원신청기관에 문의하셔서 민원신청에 필요한 구비서류를 확인하시는게 좋습니다 라고 적어 두고 있습니다.

대상 서류가 몇 종인지는 여기서 쓰지 않겠습니다. 공동이용센터 화면과 정부24 화면, 사전동의 신청 화면이 각각 다른 숫자를 적고 있고 대상은 계속 늘어납니다. 숫자를 외우는 것보다 내 건이 대상인지 조회하는 경로를 아는 편이 훨씬 쓸모 있습니다.

• 확인 방법 — 경로 — 무엇이 나오나
• 서류 이름으로 찾을 때 — 공동이용센터 → 자료실 → 행정정보공동이용 대상 정보 — 기관별·가나다순으로 볼 수 있고, 구비서류명을 누르면 상세가 열린다
• 내가 낼 민원 이름으로 찾을 때 — 공동이용센터 → 자료실 → 사전동의관련 사무·정보 — 사무명 또는 행정정보명으로 검색한다. 법적 근거까지 같이 나온다
• 신청 화면에서 바로 볼 때 — 정부24에서 민원사무명을 검색 — 처리기관 · 준비해야 할 서류 · 담당공무원 확인사항이 함께 뜬다
• 전화로 확인할 때 — 행정정보공동이용센터 1600-8200 또는 민원신청 기관 — 월~금 09:00~18:00

조회할 때 눈여겨볼 표현이 담당공무원 확인사항입니다. 민원 안내에서 이 항목에 들어가 있는 서류가 곧 내가 떼 오지 않아도 되는 서류입니다. 신청서 서식에도 같은 이름으로 칸이 나뉘어 있는 경우가 많아, 서식만 미리 봐도 절반은 갈라집니다.

공동이용센터 자료실의 사전동의관련 사무·정보 화면은 표에 법적 근거 칸까지 두고 있습니다. 어떤 사무에서 어떤 행정정보를 어떤 법령 조항에 따라 보는지가 한 줄에 같이 나옵니다. 창구와 말이 엇갈릴 때 이 화면을 캡처해 두면 이야기가 짧아집니다.

서류 이름 쪽으로 접근할 때는 행정정보공동이용 대상 정보 화면을 씁니다. 기관별과 가나다순 두 가지로 볼 수 있고, 구비서류명을 누르면 그 서류가 공동이용되는 범위가 열립니다. 여권은 외교부, 주민등록표 등·초본과 인감증명서는 행정안전부, 국민기초생활수급자증명서나 요양보호사자격증은 보건복지부처럼 소관 부처별로 묶여 있어서, 기관을 알면 찾기가 빠릅니다.

행정정보공동이용 사전동의가 필요한 정보 구분하기

담당 공무원이 아무 때나 들여다볼 수 있는 것은 아닙니다. 「전자정부법」 제42조제1항이 이용기관이 공동이용시스템를 통하여 개인정보가 포함된 행정정보를 공동이용할 때에는 …… 정보주체의 사전동의를 받아야 한다 라고 정하고 있습니다. 그리고 동의를 받기 전에 세 가지를 알려야 합니다.

• 「전자정부법」 제42조제1항 — 동의를 받기 전에 알려야 하는 것 — 뜻
• 1. 공동이용의 목적 — 무슨 일에 쓰려고 보는지
• 2. 공동이용 대상 행정정보 및 이용범위 — 어떤 서류를 어디까지 보는지
• 3. 공동이용 대상 이용기관의 명칭 — 어느 기관이 보는지

같은 조항에는 한 문장이 더 붙어 있습니다. 이 동의를 받으면 「개인정보 보호법」 제18조제2항제1호·제19조제1호·제23조제1호 및 제24조제1항제1호에 따른 동의를 받은 것으로 본다는 것입니다. 민감정보나 고유식별정보 쪽 동의까지 이 한 번의 사전동의로 정리된다는 뜻이라, 동의 화면에 뜬 이용기관 이름과 정보 범위를 대충 넘기지 않는 편이 좋습니다.

반대로 동의가 필요 없는 쪽도 있습니다. 안내문은 누구든지 서류로 발급받거나 열람할 수 있는 행정정보는 사전동의가 필요 없습니다 라고 적고, 예시로 등기부등본·건축물대장·토지(임야)대장·지적(임야)도·토지이용계획확인서·개별공시지가확인서를 듭니다. 누구나 뗄 수 있는 공시성 정보라서입니다.

• 행정정보의 성격 — 동의가 필요한가 — 메모
• 누구든지 서류로 발급받거나 열람할 수 있는 정보(공시성 정보) — 사전동의 없이 열람 — 등기부등본, 건축물대장, 토지(임야)대장, 지적(임야)도, 토지이용계획확인서, 개별공시지가확인서
• 개인정보가 들어 있는 행정정보 — 정보주체의 사전동의가 있어야 열람 — 민원을 낼 때 신청인 본인이 동의한다
• 인감증명서 — 미리 받아 둔 사전동의가 있을 때만 — 정부24에서 공동이용 사전동의를 해 둔 경우에만 공동이용된다
• 사전동의 없이 공동이용이 가능한 사무 — 그래도 받을 수 있으면 받아야 한다 — 「전자정부법」 제42조제2항. 목록은 공동이용센터 자료실에서 조회된다

여기서 걸리기 쉬운 것이 인감증명서입니다. 다른 서류와 달리 창구에서 즉석으로 동의한다고 되는 것이 아니라, 안내문이 인감증명서는 사전에 민원인이 정부24를 통해 공동이용을 사전동의한 경우에만 공동이용이 가능하며 라고 못 박고 있습니다. 인감증명서가 걸린 민원이라면 가기 전에 사전동의를 해 두거나, 그냥 발급받아 가는 쪽이 확실합니다.

또 하나. 사전동의 없이 공동이용이 가능하다고 목록에 올라 있는 사무여도 그대로 넘어가는 것이 아닙니다. 해당 화면 상단이 사전동의 없이 공동이용이 가능한 사무이더라도, 사전동의를 받을 수 있는 경우에는 반드시 받아야 합니다. 라고 안내하며 「전자정부법」 제42조제2항을 근거로 답니다.

행정정보공동이용 동의 없이 열람된 내역 조회하기

앞 절의 열람청구가 공식 통보를 받는 절차라면, 그보다 가볍게 화면에서 바로 볼 수 있는 메뉴도 있습니다. 정부24 e하나로민원의 왼쪽 메뉴가 네 덩이로 나뉘어 있는데, 찾기 어려운 항목 하나가 사전동의 묶음 안에 들어가 있습니다.

• 알고 싶은 것 — 정부24 e하나로민원 메뉴
• 내가 동의해 준 건이 어떻게 처리됐는지 — 행정정보공동이용 사전동의 → 처리결과확인
• 동의 없이 열람된 건이 있는지 — 행정정보공동이용 사전동의 → 사전동의 없이 공동이용한 내역조회
• 누가·언제·왜 봤는지를 공식으로 통보받고 싶을 때 — 행정정보공동이용 열람청구 → 열람청구신청
• 열람청구를 낸 뒤 진행 상황 — 행정정보공동이용 열람청구 → 처리내역조회

이름 그대로 사전동의 없이 공동이용한 내역조회입니다. 공시성 정보처럼 동의 없이 열람이 허용된 건이나 사전동의 없이 공동이용이 가능한 사무로 처리된 건이 여기에 남습니다. 내가 동의한 기억이 없는데 조회된 것이 있다면 가장 먼저 열어 볼 화면입니다. 이 메뉴 역시 주소로 바로 들어가면 로그인 화면으로 넘어가므로 본인확인을 거친 뒤에 열립니다.

메뉴 위치가 헷갈리기 쉽습니다. '열람청구' 묶음이 아니라 '사전동의' 묶음 안에 있습니다. 열람청구 쪽만 뒤지면 안 보입니다. 같은 사전동의 묶음의 처리결과확인은 내가 동의해 준 건이 실제로 어떻게 처리됐는지를 보는 화면이라 용도가 다릅니다.

어느 쪽을 쓸지는 목적으로 갈립니다. 지금 내 화면에서 확인만 하려면 내역조회로 충분하고, 기관의 공식 답변을 남겨야 하거나 이용기관·목적·법적 근거까지 문서로 받아야 하면 열람청구를 냅니다. 열람청구는 이용기관이 통보하지 않을 때 행정안전부장관에게 직접 신청하는 길까지 조문에 열려 있어 힘이 더 셉니다.

행정정보공동이용 생략 대상인데 서류를 요구할 때

확인하고 갔는데 창구에서 다시 서류를 내라고 하는 경우입니다. 이때 근거로 삼을 조문이 있습니다. 「전자정부법」 제4조제3항입니다. 공동이용센터가 직접 인용해 둔 문장이 행정기관등은 상호간에 행정정보의 공동이용을 통하여 전자적으로 확인할 수 있는 사항을 민원인에게 제출하도록 요구하여서는 아니된다 입니다. 권고가 아니라 금지로 적혀 있습니다.

다만 순서를 지켜야 말이 통합니다. 이 조문이 막는 것은 공동이용으로 확인할 수 있는 사항을 요구하는 일입니다. 그 민원의 그 서류가 공동이용 대상인지부터 확인이 돼 있어야 합니다. 앞 절의 조회 경로로 사무명과 서류명이 함께 걸리는지를 보고, 화면을 저장해 두면 이야기가 빨리 끝납니다. 대상이 아닌 서류라면 조문과 관계없이 준비해 가야 합니다.

대상이 맞는데도 막힐 때는 창구에서 실랑이하기보다 행정정보공동이용센터 1600-8200(월~금 09:00~18:00)에 확인하는 편이 빠릅니다. 시스템 장애로 조회가 안 되는 날도 있고, 그 기관이 해당 사무에 대해 공동이용 승인을 받아 두지 않은 경우도 있습니다. 이유가 갈리면 대응도 갈립니다.

반대 방향의 장치도 같은 법에 있습니다. 담당자가 권한 없이 들여다보거나 알게 된 정보를 흘리는 것을 막기 위해 「전자정부법」 제76조가 벌칙을 두고 있습니다.

• 「전자정부법」 제76조가 걸어 둔 행위 — 벌칙
• 행정정보를 누설하는 행위 — 3년 이하의 징역 또는 3천만원 이하의 벌금
• 행정정보를 권한 없이 처리하거나 권한 범위를 넘어서 처리하는 행위 — 3년 이하의 징역 또는 3천만원 이하의 벌금
• 거짓이나 그 밖의 부정한 방법으로 행정정보를 제공받거나 열람하는 행위 — 2년 이하의 징역 또는 700만원 이하의 벌금

열람 기록이 남고 벌칙이 걸려 있기 때문에, 필요 없는 정보까지 열어 보는 일이 구조적으로 억제됩니다. 앞서 본 열람청구가 이 구조를 국민 쪽에서 확인하는 수단입니다.

행정정보공동이용 이용 절차와 문의처 정리

실제로 민원을 낼 때의 흐름은 네 단계입니다. 공동이용센터 이용절차안내가 정리해 둔 순서 그대로입니다.

• 단계 — 하는 일 — 내용
• 01 — 제출하지 않아도 되는 구비서류 확인 — 신청할 민원의 처리기관 · 준비할 서류 · 담당공무원 확인사항을 미리 본다
• 02 — 제출해야 하는 서류만 준비 — 생략되는 서류는 떼지 않는다. 나머지만 발급받아 기관을 방문한다
• 03 — 민원신청과 사전동의 — 담당자가 전산망으로 열람할 수 있도록 신청인 본인이 그 자리에서 동의한다
• 04 — 민원처리 — 담당자가 받아 온 서류를 접수하고, 생략된 서류는 전산망으로 열람해 처리한다

03단계가 핵심입니다. 생략되는 서류라도 신청인 본인이 그 자리에서 동의해야 담당자가 열람할 수 있습니다. 가만히 있으면 알아서 조회되는 구조가 아닙니다. 신청서에 동의란이 따로 있거나 별도 화면에서 동의를 받습니다.

동의했을 때 어디까지 보이는지도 알아 둘 만합니다. 공동이용센터는 이것을 맞춤형 정보조회 체계라고 부르며, 구비서류 정보 가운데 업무처리에 꼭 필요한 항목만 발췌해 한 화면으로 제공한다고 설명합니다(One Screen 서비스). 군필 여부나 납세 여부처럼 사실만 확인하면 되는 항목은 진위(Y/N)만 넘깁니다. 서류 전체가 넘어가는 것이 아닙니다.

왜 이렇게 나눠 두었는지는 종이 서류와 비교해 보면 분명합니다. 안내문이 든 예가 알기 쉽습니다. 주소 하나를 확인받으려고 주민등록표 등·초본을 내면 가족관계와 가족의 주민등록번호까지 함께 넘어갑니다. 공동이용에서는 필요한 항목만 열리기 때문에 그만큼 덜 노출됩니다. 서류를 안 떼서 편한 것보다 이쪽이 더 큰 이유입니다.

• 창구 — 주소·번호 — 다루는 일
• 행정정보공동이용센터 — 1600-8200 (월~금 09:00~18:00) — 생략되는 구비서류 문의, 열람청구 문의
• 공동이용센터 누리집 — www.share.go.kr — 대상 정보 조회, 사전동의관련 사무·정보 검색, 이용절차안내
• 정부24 e하나로민원 — 정부24 안의 별도 메뉴 — 사전동의 신청·처리결과확인·동의 없이 공동이용한 내역조회, 열람청구 신청·처리내역조회
• 민원신청 기관 — 해당 기관 대표번호 — 그 민원에서 어떤 서류가 빠지는지 가장 정확하게 답해 준다

정리하면 순서는 이렇습니다. 민원을 내기 전에 공동이용센터에서 생략되는 서류를 확인하고, 창구에서 사전동의를 하고, 나중에 내 정보가 어떻게 쓰였는지 궁금하면 정부24 e하나로민원에서 내역조회나 열람청구로 확인합니다. 세 번째 단계까지 하는 사람이 드물지만, 제도가 열어 둔 권리입니다.